Hotel na konferencję

Dzisiaj ludzie zdecydowanie stawiają na hotele (np. Hotel Nadmorski), które mają możliwość urządzenia takiego spotkania w swoich wnętrzach. Centra konferencyjne częściej wybierane są, jeżeli bierze się pod uwagę jednodniowe, kilkugodzinne spotkanie konferencyjno – szkoleniowe. I to na dodatek dla wszystkich osób, które na ogół pochodzą z jednego miasta.

Hotele konferencyjne są zdecydowanie numerem jeden, który cieszą się ogromną popularnością i dają ogromne pole możliwości do wykorzystania. Na co warto zwracać uwagę, wybierając takie miejsca na konferencję? Jakie czynniki są najważniejsze? Warto zdać sobie z tego sprawę, aby móc dobrze podejść do organizowania przez siebie spotkania konferencyjnego.

Spotkanie na kilka dni

Konferencja nie musi wiązać się tylko i wyłącznie z obowiązkami, ale także z przyjemnościami. Organizując spotkanie, które będzie trwało kilka dni, pamiętajmy o tym, aby gościom zapewnić wygodne pokoje oraz dodatkowe atrakcje.

Punkt pierwszy – baza noclegowa. Czy w danym hotelu znajdzie się odpowiednia liczba miejsc dla wszystkich zaproszonych osób? Czy placówka hotelowa przewiduje zniżki dla uczestników konferencji na wynajęcie pokoi? Często tak bywa, dzięki czemu oferta jest jeszcze bardziej zachęcająca. Czy każdy pokój ma łazienkę? Czy na miejscu znajduje się hotelowa restauracja, gdzie zaproszone osoby będą mogły spożywać posiłki?

Punkt drugi – atrakcje. Czy istnieje możliwość zorganizowania na miejscu zabawy dla uczestników spotkania? Może to być impreza integracyjna na początek, impreza kończąca konferencję lub jedna i druga. Warto sprawdzić także, czy istnieje także możliwość zaplanowania dodatkowych atrakcji? Jeżeli firma nie chce za dużo iść w koszta, to powinnaś chociaż sprawdzić, czy w razie potrzeby, przykładowo wieczorem można wyjść, chociażby na spacer na miasto.

Wyposażenie konferencji

Podczas spotkania konferencyjnego potrzebne jest wsparcie techniczne w postaci odpowiedniego sprzętu multimedialnego. Czy na sali znajduje się odpowiedni projektor, flipchart, tablica multimedialna? Dosłownie wszystko, co ułatwi przekaz podczas wykładów prowadzonych na konferencji? Czy uczestnicy będą mogli korzystać z darmowego Wi-Fi podczas konferencji? Nie dla zabawy, ale dla załatwienia spraw biznesowych.

Czy na sali znajduje się odpowiednia ilość głośników? Mikrofony? Krzesła dla wszystkich uczestników? Stoły dla prowadzących? Czasem stoliki są także potrzebne osobom uczestniczącym w spotkaniu? Czy na parkingu znajdzie się odpowiednia ilość miejsc na samochody uczestników spotkania konferencyjnego? Jest wiele spraw, które trzeba sprawdzić, zanim podejmie się decyzję odnośnie do miejsca, gdzie będzie organizowana konferencja danej marki, firmy itd.